Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов в организации значительно повышает эффективность вовлеченных в них специалистов, что достигается в результате пересмотра и редизайна процессов. При удачно проведенной оптимизации значительно улучшаются цифровые показатели, скажем KPI, и формируются положительные тенденции в коллективе.

Оценка перспектив оптимизации бизнес-процессов

Для начала необходимо определить нужна ли оптимизация бизнес-процессов в организации, для этого надо понимать, как определить текущие неэффективные и эффективные бизнес-процессы из всех существующих в организации.

Любое предположение о неэффективности того или иного процесса необходимо провести SWOT-анализ, то есть проверить, выявить проблемные зоны и рассчитать сложность, стоимость их устранения, возможно обнаружатся дополнительные перспективы для улучшения, которые можно реализовать чуть позже. Крайне важно оценить влияние рассматриваемого процесса на бизнес и возникающие при его редизайне риски.

Если в организации было найдено несколько неэффективных процессов, то стоит оценить выгоду от оптимизации и возникающие риски каждого из них. Самые выгодные и наименее рискованные проекты по оптимизации рациональней всего реализовать в первую очередь, согласно стратегическому менеджменту.

Оптимизация бизнес-процессов в организации

Оптимизация бизнес-процессов в организации начинается с этапа планирования, когда необходимо составить список всех выявленных проблем, установить задачи по устранению этих проблем и закрепить за каждой задачей ответственное лицо. Желательно поставить конкретные сроки, но это не является обязательным если команда достаточно мотивирована.

Ответственные лица должны будут более глубоко разобраться в поставленной перед ними проблеме, для этого им потребуется тщательно их проработать в текущем бизнес-процессе, на основе чего сформировать свои предложения по решению поставленных задач.

Владелец бизнес-процесса

К наиболее эффективным ответственным лицам стоит внимательно присмотреться, возможно среди них найдется отличный владелец бизнес-процесса, который сможет помочь координировать дальнейшую работу бизнес-процесса.

Все коммуникации, встречи и предложения должны конспектироваться, это позволит мониторить ход выполнения задач, для этого идеально подойдет владелец бизнес-процесса. Статус проекта должен еженедельно обновляться и пополняться новостями по продвижению, это поможет участникам проекта по оптимизации бизнес-процесса ориентироваться в текущих задачах, это тоже работа владельца процесса.

Методы оптимизации бизнес-процессов

Самое интересное в оптимизации бизнес-процессов это те проблемы, которые приходится решать, очень часто они возникают из-за длительного недопонимания его участников, поэтому хорошо поставленная коммуникация между ними может решить большую часть всех проблем, другая часть решается с помощью новых технологий производства, автоматизации, и других нововведений, не всегда технических. Подробно о методах оптимизации бизнес-процессов.

Случай из практики:
В одной компании во время заполнения Акта сдачи-приемки услуг, для расчета с подрядчиками, сотрудники заполняли 2 таблицы, одну с подробным описанием услуг, другую с общим их количеством, сгруппированным по виду услуг. На этапе коммуникации со всеми участниками процесса и IT департаментом было выявлено, что заполнение второй таблицы бессмысленно, а первую можно формировать автоматически. Тем самым эффективность данного процесса была увеличена настолько, что это неразумно сравнивать.

Внедрение сформированных предложений

Лица ответственные за решение поставленной перед ними проблематики должны были сформировать целостные, проработанные предложения по устранению конкретных проблем, задача владельца бизнес-процесса и руководства выбрать лучшие из лучших для их реализации.

Реализацию предложений необходимо поручить наиболее компетентным лицам, это могут быть те же самые ответственные лица (если это позволяет их профиль), ответственный департамент в организации или привлеченные подрядчики. При разработке и интеграции также необходимо осуществлять контроль качества внедряемых решений.